集中時間、心力與資源 永遠先做最重要的事
泰瑞早上9點進到辦公室，桌上便擺着如山高的待審公文，還有一份至關重要的年度計劃案。他瞥了一眼，正愁着要怎麼處理時，秘書便急匆匆地走進辦公室，請他即刻去開臨時會議。這場會一開就到中午，還沒走出會議室，又被通知有重要客戶來訪，中午便與客戶餐敘應酬，討論公事。 下午2點，好不容易送走客戶，部屬們又像是接力賽一般地輪番上陣，討論各部門的提案事宜。他一邊回覆，一邊瀏覽e-mail；正當分心思考哪封信急着回覆、哪些信又可以刪掉時，部屬突然問：「總經理，不好意思，您覺得新產品的研發怎麼樣？」「呃……，我覺得還不錯，就去做做看吧。」泰瑞這時才把眼神從熒幕上轉向部屬，心虛地回答，但心裡想着的卻是，「糟糕，我剛剛根本沒注意聽他報告啊。」 轉眼間，時針指向6點。揹起公事包準備下班的部屬，敲門提醒，「總經理，那份年度計劃就麻煩您簽完，請秘書送到董事長辦公室囉。」泰瑞赫然發現，早上9點他看見的那疊公文，還原封不動地躺在桌上！
管理學者亨利．明茲柏格（Henry Mintzberg）的著作《經理人的一天》，他想借此傳遞一個「真相」：人們普遍認爲管理者都是深思熟慮、有條不紊的規畫者，但事實上，「研究一再證實，管理工作步調緊湊；管理者的活動通常簡短、多樣化、零碎、斷斷續續；而且他們都是行動派。」 面對這份充滿了零碎任務、時常被打斷的工作，管理者真的有辦法專注做事嗎？ 集中時間與精力，一次只做一件事 不管是工作者或經理人，一定都有類似經驗：每天都有做不完的事、開不完的會，一再被冠上「緊急」「臨時」等字眼的事務綁架，但忙進忙出的結果，卻好像成效有限。 這種瞎忙一場的窘境，與《杜拉克談高效能的5個習慣》書中一個生動的例子大致相符：馬戲團特技人員能同時拋擲好幾顆球，但大概也只能維持個十分鐘，之後所有球都會掉下來。 彼得．杜拉克（Peter Drucker）說明，雖然人類基本上是「多功能的工具」，有能力同時做好幾件事，但是如果要讓人產生最大貢獻，最好的辦法就是把自己和組織的時間與精力，一次只集中在一件事情上；而且，總是先做最重要的事。「管理者必須專注，是因爲他每天都面對這麼多必須完成的工作。他愈能集中時間、心力和資源，就愈能在更多工作上展現具體成效，」他寫道。 因此，在一頭栽進去那些看似做不完的工作之前，不妨先深思2件事：1.你現在正在做的事情，它的本質是什麼？2.這件事對公司、工作有什麼意義？一旦能夠做到「重要的事先做」，你將會發現，你完成的艱難任務變多了、花的時間卻變少了。 有勇氣決定不做什麼，要務第一 有「人類潛能的導師」之譽的史蒂芬．柯維（Stephen Covey）曾說，「世界上最不幸的事，就是你生命中重要的事情，總被推到後面的位置。」他建議，我們應將目光從「具體的時鐘」移開，擺脫有形時間的侷限，轉而運用「心理的羅盤」，審視事情的重要性，再決定它是不是你現在該做的當務之急，不讓突如其來的事件，輕易就把你的計劃全盤打亂。 杜拉克也針對管理者如何找出最重要的事，提供了建言。首先，他要管理者將時間、精力和才智投注於補救或擺脫以往缺乏生產力的做法，並且定期檢討自己的工作計劃（以及同事的工作計劃），時時自問：「如果不是已經在做這件事，我們現在還會不會這樣做？」如果答案是無條件的「會」，就應該立即停止或大幅減少該項活動。 其次，他要管理者決定「什麼事要押後處理」。杜拉克認爲，要決定什麼事情需要優先處理其實很容易，因爲在時間壓力下，很多人都會選擇先做看似急迫的事。然而，這麼做將導致管理者永遠在解決昨日的危機，而非爲明日開創新局；並且勢必會犧牲許多重要事務，因爲重要的事都很耗時，也永遠可以慢一點再做。 因此，關於如何釐清輕重緩急，杜拉克強調，真正重要的不是明智的分析，而是管理有沒有勇氣：選擇未來，而不是過去；着眼於機會，而不是問題；選擇自己的方向，而不是隨波逐流；拉高企圖，把目標放在能真正發揮影響、帶來改變的事情上，而不是很容易達成的「安穩」目標。 最後，找出了真正重要、應該先做的事情之後，一定要堅持、專注於這個決定，因爲「任何事情一旦延後處理，事實上就等於不處理。」 有些事不必立刻做，不讓小事幹擾大事 《誰說重要的事不能明天做！》作者馬克．佛斯特（Mark Forster）指出，工作者通常只會用「現在做」和「等一下做」來區分事務。只是，在很多情況下，你「現在做」的工作，未必是最重要的事；被你放着「等一下做」的工作，很可能正是最重要的事，卻被無限期延後了。 因此，佛斯特建議丟棄這種慣用的二分法，改用「當下」「當天」「明天」這3種時間性，來區分事務的處理順序。 1.當下立即反應：立即的定義是，需要你放下手邊所有事務，馬上做出反應的事情。佛斯特提醒，在真實世界裡，幾乎只有專門處理緊急事件的組織（例如，消防隊、救護車、各組織的服務窗口等等），經常遇到「當下就要行動」的事件。 2.當天一定做完：當天的意思是指，需要在同一天內進行的事務，但不需要立即做出反應。佛斯特建議，在行動之前，先思考任務的排程。最好的方法就是「寫下我們打算做些什麼」，因爲人腦多半時間都是憑直覺反應做事，透過書寫，可以讓大腦從直覺模式，切換到理性思考模式。 3.明天以後再說：面對每個干擾因素，除非有非做不可的理由（例如，現在不做，明天也不用上班了），否則都應該將其視爲「明天再處理也不遲」...全文未完，更多精彩文章請見本期經理人月刊「專注的技術」，全國超商書店熱銷中！
整理．撰文 / 陳書榕，編輯 / 齊立文，本文取材自《經理人月刊》2012年7月號。經理人年中慶，訂就送美國名牌Lynx西裝行李兩用袋！http://shopping.bnext.com.tw/product/view/id/353531cea3426e657874