主管下班前才丟緊急任務⋯厲害的職場工作者會怎麼回？

情境示意圖。圖／Ingimage

上班族或多或少都有類似經驗，當你準備下班了，主管突然找你，說有件事情很急，能否請你先處理。我相信，準備下班了的你，當下一定無語問蒼天：爲什麼不提早講呢？

當年我在臺積電上班的時候，也遇過類似情況，當下自然很生氣呀，但生氣完之後，還是會切換思維。

有一天晚上7點多，我準備下班回臺北，但老闆臨時找我說：「建文，今天早上開會時，處長要求的資料，你能不能留下來幫忙整理？因爲明天處長就要。」

我很瞭解主管的個性，他每次要資料時都很急，因此詢問了情況，發現這個任務有難度。

處長要的是3家競爭者的相關交叉分析，可是我手邊根本沒資料，還要上網查詢相關的分析。於是我詢問主管，如果是明天中午左右才交件，可以嗎？主管說這時間可以，到時再去跟處長做簡短的報告。

但由於我晚上家裡有事，於是跟主管回覆，「我先回家，把家裡的事情處理好，晚一點在家裡完成工作。而且，我明天早上還有一個會議，能否請同事代我參加，讓我有更多時間完成競爭者分析報告？」

主管說可以，並指派另一位同事代替我去開會。

當天晚上，我花了3小時，隔天早上又花3個小時，總共6小時，才完成的第一版競爭者分析報告，順利在當天中午前提交給主管。

這份報告因爲時間有限，部分收集到的資訊仍不夠完整，之後會繼續補齊，再提供給處長。

在這段往事中，其實有一些應對主管的技巧，後來這些技巧後來經過歷練，變成很實用的方法。

主管會在下班前才指派工作的原因

這幾年，我在擔任企業顧問時，有很多學員也問我類似的問題，想知道怎麼處理比較好？

我的看法很簡單：如果這是突發的狀況，情況比較單純，就100%協助主管達成目標即可；但若是常常發生，可能就有問題了，試着和主管聊一聊，找出其中有什麼問題，才能知道該如何協助主管。

常見問題有5個：

1.主管白天全部都在開會，他有空的時候已經是傍晚了，於是他纔在下班前指派任務。

2.主管認爲指派的工作很簡單，不會耽誤同仁太多時間，因此他習慣在這個時間點交辦工作。

3.可能是對下班時間的認知不同：主管認爲你不會那麼早下班，但剛好你這陣子都比較早離開。

4.可能是主管的個人因素，他工作都到很晚，因此希望同仁可以和他一樣晚下班，纔會下班時間指派任務，期待同仁留下來一起打拚。

5.有可能是大主管臨時指派任務，主管照單全收，然後再臨時交辦給你。

其實，這5種情況都有相應的方法，但前提是你得和主管溝通、釐清，找出原因。我相信只要你和主管有良好的溝通，是有機會解決問題的。

下班前臨時被交辦任務怎麼辦？

接下來就和各位分享，應對主管在下班前臨時交辦任務的4個步驟：

步驟1：以同理心站在老闆的角度思考

詢問主管，臨時交辦任務的原因是什麼？當你更瞭解主管的目的，也許就能讓你不再不開心。也可以想想，如果主管會把臨時任務交給你，代表他很看重你，因爲這種工作，都會給主管信任的同仁。

步驟2：清楚瞭解內容與完成時間

詢問工作的內容，並排出優先順序，哪些項目一定要先有，之後再協助主管補齊。並預估工作時間，再跟主管協調，何時可以完成。

步驟3 : 工作的順序調整

盤點手邊有沒有其他緊急與重要的事情，提出來和主管討論，資源如何調配、工作順序如何調整。

畢竟主管可能不知道你手邊有哪些工作，所以你要跟主管確認。否則就會顧此失彼，也沒有讓主管知道，這是不好的做法。

步驟4：檢討與反省

直到臨時任務完成後，再找時間跟主管聊聊，如何協助主管會更好、交辦能否提早？這樣纔有更充足的作業時間。

我個人認爲，其實大部分的主管也不喜歡在下班前臨時交辦任務給同仁，他也有他的難處。如果你能協助你的主管，久而久之就能產生信任關係，未來主管有什麼好事情，也會有你的份。

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