企業採遠距辦公 留意紙本合約數位化

因應臺灣本土疫情升溫，許多企業採遠距辦公。德勤（Deloitte）商務法律事務所17日舉辦「德勤商務法律線上論壇–疫情下遠距辦公的法律數位轉型」建議，業者應檢視企業內部相關法律工作運行機制，訂定符合需求之流程和系統開發，例如確保履行項目不遺漏、紙本合約數位化。

疫情加速企業數位轉型進展，也顛覆過去傳統人與人或文件之實體接觸作業流程，德勤商務法律事務所主持律師陳彥勳指出，以企業的實務爲例，企業營運過程中一定會出現複數的交易相對人，包括廠商、加盟業者、代理商、客戶及員工等，經常碰到法律數位轉型的議題，例如，如何有效控管及跟催合約進度、紙本合約數位化與檢索功能、過往合約審閱經驗及知識的傳承、建立常用的合約範本、有效確認電子簽章效力、以及法律問題類型化以降低營運風險等。

觀察到企業在推動數位化過程中，關於保存合約、確認合約最新版本、以工具比對新舊版本差異或履約項目不遺漏等事項，多會遇到系統和即時回覆等問題，建議應建立一套適合的系統工具，除了解決上述問題外，無論是即時與外部律師線上溝通、降低與內部人員溝通之時間及成本、快速建立合約初稿機制與行動籤覈審閱等系統需求，皆能迎刃而解。

德勤商務法律事務所資深律師張憲瑋認爲，面對法律數位轉型時，一般合約管理常見的問題，包括公司如何統一管理合約範本、籤核版本與以前年度簽署合約之差異、交易對手只願提供紙本合約，應如何以系統簽呈、主管在外籤核如何迅速重點審查合約、部門間如何有效率會辦合約簽呈、既有紙本籤核表單如何整合至系統、如何確認用印版本與審覈版本相同等實務議題。企業應透過有效率地合約產出、版本差異自動比對、彈性的籤核流程設計及OCR模組等，可有效解決遠距辦公遇到的難題。另外，亦可透過電子簽章方式，降低人與人之間的接觸，且亦能符合電子簽章法的規定。

面對當前疫情衝擊和企業遠端辦公之狀態，在法律部門日常營運最主要的合約審閱與管理上，皆有取代過往作業模式之必要性及迫切性。Deloitte Legal在國際上對於法律科技在法律部門的各層面部署，包括企業併購、合約管理及法規遵循等，皆有一套評估企業在法律數位轉型的成熟度機制，可供企業做爲轉型參考。