如何成爲一個把事情講清楚的人

在我們日常工作中,總會遇到各種各樣的問題。這些問題有時候看似很直觀,甚至能一眼就看出來,但實際上,大多數情況下,我們只是看到了一些表面現象,真正的核心問題往往被忽視。這時候,我們就需要一種能力——把事情講清楚。

如果我們僅僅停留在現象層面,問題就永遠無法真正得到有效解決。常見的團隊成員在向你報告問題時,可能會說:“我們依賴的A團隊需要提供一個身份驗證的接口,他們最近有一些延期,需要管理層關注 ”。這句話看似直截了當,但每次聽到這樣的稱述的時候我都非常無奈,因爲這樣的稱述本質上並沒有描述問題。如果繼續追問:這個身份驗證的接口上下游依賴是什麼,延期會產生哪些影響,延期了幾天,需要我做什麼等等,你纔可能瞭解到問題的真實情況。

如何才能把事情講清楚,其實非常簡單,其中一個把事情講清楚的有效公式就是:

把事情講清楚=現象+問題+訴求(1) 現象描述:全面

首先,現象是問題的表象,是我們看到的表面情況。在進行問題描述時,我們需要全面呈現現象,從數據、指標、用戶反饋等各個方面綜合分析,以確保每一個細節都能被準確捕捉。只有做到全面,大家才能清楚地看到問題的表現。

現象:如果我們依賴的A團隊需要提供身份驗證的接口,原定計劃是xx月xx日,但他們未按時交付,導致項目進度受到影響,這就是一個現象描述。除了看到的,還要具體說明A團隊的延遲可能導致哪些後續影響:比如你負責的部分或者整體的項目可能會延期、相關功能無法上線、團隊的開發進度被拖慢等。

講清楚現象部分的要點在於全面。儘可能把每個細節、每個數據點都儘量呈現出來,讓所有人都能看清楚問題的表現。這是理解問題的第一步。

(2)問題定義:求真

接下來,我們需要分析現象背後的問題。這一步要求我們不僅僅停留在表面現象,而是要通過調查、驗證,查明現象背後隱藏的真正問題。這一步的核心任務是通過深入調查、驗證,找出現象背後的真正問題。這一步要求我們不僅僅停留在表面現象,而是要多問幾個爲什麼,從而揭示出深層次的原因。

既然現象是A團隊沒有按時交付身份驗證的接口。那麼,問題的根本原因可能是什麼呢?

也許是A團隊的開發資源不足,導致接口開發進度滯後;

也可能是需求的變化或者優先級的調整導致了延誤;

又或者是A團隊在溝通上出現了問題,未能提前預警延期風險。

我們要分析清楚,現象背後有哪些原因,通過定性或定量的方式評估對項目的進展和團隊協作帶來了什麼樣的影響。

問題的定義要求真。通過上述的具體分析和多問幾個爲什麼,我們可以避免停留在表面的現象描述,而是深入挖掘出影響項目進展的核心問題。

(3)訴求提出:明確

最後,在問題定義的基礎上,我們需要明確提出訴求,清晰地告訴團隊或相關部門,我們需要什麼樣的支持才能解決問題。訴求部分必須具體、可執行,並且能夠針對問題的根本提出解決方案。我們需要明確提出訴求,例如:

“我們需要A團隊負責人儘快評估現有接口開發的進度,提供新的預計交付時間”;

或者“希望領導能夠和A團隊協調追加資源,追趕2天的延期進度”;

或者“希望領導和產品負責人溝通,去掉2天左右的非高優先級功能點來保證下一個里程碑節點的達成;

訴求部分要明確。只有這樣,團隊,合作伙伴和領導,才能明確需要做什麼,纔能有效推動問題的解決。

最後

要把問題講清楚,首先需要清晰地剝離現象和問題,深入理解它們之間的內在聯繫,最終提出明確的解決方案。

把問題講清楚其實並沒有天生的獨特能力,他們之所以能更清晰的表達,往往只是因爲掌握了把問題講清楚的框架。通過不斷地運用這些框架,並反覆練習,最終形成了紮實的經驗和能力。 ‍

來源 | 拾初Wain(ID:WainWang001)

作者 | 拾初 ; 編輯 | 呼呼大睡

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