管理前哨站／掌握3S原則 工作更有效率

人們做事的習慣，大略可分爲兩種方式，第一種是目標明確，頭腦清晰，善於「化繁爲簡」。第二種是不明就理，得過且過，有意無意的「化簡爲繁」。這兩種方式結果有着天壤之別。

科學管理主張力行簡單化（Simplification）、標準化（Standardization）、專業化（Specialization），目的在於提高工作效率，降低成本，簡稱3S原則。簡單化可以使問題看得更清楚，容易掌握重點，不致走錯方向；標準化可以使工作依照標準作業程序，按部就班進行，不容易出差錯；專業化旨在專業分工，減少重複作業，可以大幅降低成本。

提高工作效率的方法很多，人人都瞭解其中的原理與要領，然而實務上常見背離原理的現象，浪費社會資源，阻礙企業發展。究其原因不外下列幾個層次。

一、全然不知

不知爲不知，不知非過錯。沒有受過相關訓練，沒有專人教導，沒有高人指點，不知道有符合科學精神的方法可用，只好土法煉鋼，往往事倍功半、徒勞無功，工作效率低落，乃意料之事。

「不知」其實是可以有方法彌補，只要有心學習，有人指點迷津，天下無難事，把「不知」轉換成「精通」，指日可待。

二、決策錯誤

決策錯誤，走錯方向，渾然不知，以致出現效率低落現象，對組織造成嚴重傷害，也是實務上常見現象。有些管理者資訊不足，思慮欠周，有些是時間匆促，在不得已情況下，緊急做了不完美的決策，對公司造成不利的結果。

有些錯誤決策是妥協的結果，也可能是被刻意「操弄」的產物，忽略理性決策的重要價值，定力不足，沒有站在公司立場思考，犧牲公司及股東的利益，常言道「錯誤的決策比貪污更嚴重」，非常不可取。

三、明知故犯

有些決策者，心存不正，扭曲事實，是非不分，明知不應爲而爲之，把簡單事情弄得很複雜，讓相關人員及顧客無所適從，造成「混水好摸魚」情境，甚至營私舞弊，阻礙公司發展，這是最不可原諒的錯誤。

解決明知故犯問題，除了重視決策者的人品與人格之外，最好的辦法就是從建立制度着手，型塑優質的企業文化，營造開誠佈公的管理風氣。善用制度管理，拔擢好人出任要職，斷絕明知故犯的機會，讓這些「犯意」無所遁形。

企業員工及顧客，都希望公司在設計工作時，本着科學的「剔、合、排、簡」精神，剔除不必要的工作，縮短作業流程，整合及合併相關作業項目，重新排列作業順序，務實簡化工作，讓工作者輕鬆愉快，勝任無虞，提高效率，降低成本，讓顧客確實感受到服務快速，態度親切，給予最佳好評。

公司在設計工作時，掌握KISS（Keep it Simple and Stupid）原則，以同理心思考員工和顧客的需求與期望，通常都可以達到簡化工作，提高效率的目的。

對內就連新手員工都易懂易行，迅速上手，輕鬆自如，樂在工作；對外贏得顧客信任與滿意，廣收口耳相傳效應，獲得連連的掌聲。