打造獨立資料庫！ 達人的名片整理術
文、圖／摘自《整理，讓我脫胎換骨》，Ada着，三採文化出版名片整理術很多人覺得名片整理很頭痛，可是對我來說，名片是所有物品中最好整理的了。目前市面上有很多名片數位化的工具，像是XX名片王之類的應用程式或掃描器，都可以把名片掃描後存檔，並建立資料庫。需要時只要輸入關鍵字就可以找到資料，非常方便。至於已建檔的實體名片，有人建議丟棄，也有人建議可以留起來。不管如何，把名片資料建立成電子檔是首要的第一步。而我的做法是：◎分辨老闆交給我的名片，我會先分辨需不需要鍵入Google通訊錄裡，因爲很多社交場合交換的名片，只是客套一下，將來也不見得有交流的機會，像這樣的名片我就留着，但不輸入Google通訊錄裡。
◎分類與排序因爲我老闆的工作是和企業廠商一同作研發工作，所以常會和同家公司裡的許多人交流，這時把同公司的名片集中在一起會比較好找，所以我就依公司來分類，再依公司名稱第一個字的筆劃數去排序。
分類的方法有好多種，依每個產業的不同而有不同的分類方式，有的是以地區分；有的以產業類別分；有的依時間分。
早期我都是買市售的名片收納盒，依廠商名稱第一個字的筆劃數放進名片盒的索引卡中，後來我發現一般常用的牙線棒透明盒尺寸跟名片大小差不多，放進去剛剛好，所以我就改用牙線棒的盒子來存放名片。拿一枝可以水擦的奇異筆在盒子上寫下數字，依筆劃數放入盒中即可。
身邊也有秘書朋友，他們覺得收到一張名片，也代表發出一張名片，所以拿名片盒子來收放名片剛剛好。用簽字筆在每個盒子上寫分類或是編號，方便又好用。但我沒有用這個方法，是因爲名片盒大小和名片一樣大，不能在裡面加索引標籤，而牙線棒盒放入名片後還有一點空間可以加索引片，所以我就採用牙線棒盒了。
也許你會問：如果老闆要找所有﹁模具廠﹂的名片，而不是以公司名稱來找，那要怎麼辦？其實收到名片時，我已經把名片上的資料鍵入Google通訊錄中，並且在備註欄裡鍵入這家廠商的營業項目，只要在Google通訊錄中搜尋「模具廠」，就可以找到所有和模具廠相關的資料了。