紐約．東京．停看聽－美日辦公室 指定席VS.自由座

最近有許多企業開始推出「折衷式自由席」方式，成效如何有待時間驗證，但也顯示辦公室裡的座位安排攸關企業表現，不是可忽視的「小問題」。

在企管顧問公司等員工常出差或不在社內工作的企業，自由座位早已有很長的歷史。近年由於企業內外的網路設備支援和雲端資料儲存系統越趨發達，員工不需長期待在辦公室也能隨處在家裡或外面工作，特別是在辦公室租金日益高漲的大都市，能有效利用空間的自由座位制，成爲許多美日企業的新寵。

雖然日本和美國在對辦公室座位配置的傳統和想法不同，但由於上述理由，兩地在近年都有越來越多企業引進自由座位制，包括日本的休聞服飾業龍頭Uniqlo、文具用品大廠Kokuyo（國譽）、美國的美國運通、PwC等。

雖然不少企業當初引進自由座位，最主要理由是希望有效調度員工因請假或出差時的座位使用率，或是減少私人用品或不必要的文件屯積佔據公司空間，但打破部門間的壁壘、增進不同部門員工的交流、激發靈感、讓公司氣氛更活潑等都是原因之一。對員工來說，避免被迫和不喜歡的同事一直坐一起，也可減輕壓力。

不過實施以來，也有許多員工懷念過去的固定座位制。有人覺得沒有自己固定的桌子，不能放些自己家人照片等，總覺辦公室少了些人情味和自己的風格。每天要花時間把東西從置物櫃中拿出、擺放、收進收出等，浪費時間。

或是有些員工還是傾向和同部門或熟識的人坐在一起，沒有跨部門溝通效果。特別是習慣於有個人辦公空間的美國員工，尤其不適應這種開放式又不固定的辦公室。由於大家坐的地點經常變更，部門內的溝通反而不如從前。

爲了克服自由座位空間的缺點，不少企業最近推出折衷式自由座位。例如，要避免老是和同一些人坐在一起，有些企業推出抽籤制，員工每天到公司後就透過抽籤決定當天坐哪裡，既公平又沒有爭議，也達到異部門溝通效果。

又或是採取混合型、目的導向座位制。例如，依目的畫分辦公室區域爲討論區、海外溝通區、個人作業區等，有開放型空間大家一起使用，也有個人需要安靜時的作業空間。當天員工依自己業務不同需求就把電腦等帶到不同區域，既有溝通效果，又能各取所需。也有企業規定兩小時就換一次座位，清醒一下頭腦。

經理人也可將新進員工或剛調部門的同事儘量安排在自己座位附近，方便溝通和人才教育。如有大型跨部門計劃進行需密集溝通時，也可用區域預約制，讓計劃成員在計劃期間都坐在鄰近區域，增進效率。部門主管更要增進部門內溝通機會。

也有企業仍維持固定座位制，但出差或休假的員工的座位會出借給從別地來的出差員工工作，採事前預約制，如此仍能達到部分節省空間成本的目的。或是辦公室桌椅採用容易移動合併的設計，需要坐在一起時就能迅速創造共同工作空間。

沒有清楚的共識來了解希望達成的目的，再完美的制度都會失敗。企業如已有了完善的軟硬體設備可實施自由座位，最要考慮的是實施的目的爲何。實施之後也要定期瞭解員工使用情形和意見回饋，做必要修正調整。由於與沒見過面的同事一起坐的機會增加，員工數衆多的公司更要貫徹隨時配載識別證，避免安全危機。

「辦公室坐哪兒」 不只牽涉到平日工作溝通和聊天的對象，更與工作效率、創意、動機與情緒密切相關。畢竟對上班族來說，與身邊同事見面的時間常超過與家人相處時間。要「自由席」還是「指定席」，是企業經營者值得花時間深思的課題。（本文作者爲專欄作家）